Întâlnirea de sharing #3 – Planificare şi strategie pentru comunicarea organizaţiei

După ce în cadrul întâlnirilor de până acum ne-am familiarizat cu tema PR-ului si a construirii de brand în ONGS-uri, în cea de-a treia adunare de sharing ne-am simţit pregătiţi pentru a plonja în miezul chestiunii de comunicare. Pornind pentru o discuţie despre planificare şi strategie pentru promovarea unui ONGS, ne-am regăsit la ceas de seară într-un cerc de scaune, în acelaşi cadru primitor al Şcolii Superioare Comerciale “Nicolae Kretzulescu”, într-o formulă îmbunătăţită prin prezenţa unei noi organizaţii, VIP, care s-a alăturat plină de entuziasm celor de până acum: AEGEE, ASJC, ASPSE, ASLS, BEST, EESTEC, LASFA, OSE, SISC, SSMB şi bunul nostru prieten Andrei Ioniţă.

Discuţiile au luat-o din loc debutând de la o întrebare definitorie: Există strategii de comunicare în organizaţiile studenţeşti? Un subiect care a adus zâmbete pe feţele unora dintre participanţi şi la care a trebuit să consimţim că aveam de-a face cu un răspuns predominant. Din nefericire, ONGS-urile nu acţionează pe baza unui plan de comunicare dinainte stabilit, dar se concentrează mai curând pe mijloace şi metode de împlinire a nevoilor punctuale ce orbitează în jurul proiectelor în derulare la un moment dat.

După ce am aflat povestea strategiei de comunicare a CROS spusă de Vlad,  ne-am transpus într-o zonă de discuţii unde fiecare organizaţie a împărtăşit din propria experienţă de comunicare. Şi ce experienţe! Am aflat că, dacă pentru unele organizaţii promovarea eficientă s-a realizat pe calea reţelelor sociale, au fost altele care şi-au atins ţinta mai curând prin intermediul partenerilor media din online decât prin instrumente virtuale. Mai mult, cazurilor unde publicul ţintă poate fi atins prin unelte de comunicare online li se alătură situaţiile când un anumit grup de studenţi este foarte slab prezent în virtual, fiind mai curând receptiv la metode offline de promovare, precum afişe, flyere sau stand-uri de prezentare a organizaţiei în cadrul târgurilor din universitate. Concentrându-ne atenţia pe mijloacele de comunicare virtuală adoptate de ONGS-uri, am reţinut că un mediu eficient de diseminare a anunţurilor organizaţiei e reprezentat de Facebook, urmat de Twitter, ambele fiind spaţii prin care identitatea unei organizaţii poate să transpară către public.
Pe parcursul discuţiilor, a fost atins punctul comun al ideii că departamentul de PR deţine un rol critic în activitatea unui ONGS. Este echipa care are contact cu toate proiectele şi poate menţine o privire de ansamblu asupra direcţiei de comunicare a organizaţiei, având puterea să identifice şi să activeze comunicatorii din sânul organizaţiei.

Divizându-ne apoi în două echipe, ne-am propus să aflăm secretul realizării unei strategii de comunicare, acei paşi intermediari care ne conduc către o direcţie de acţiune coerentă şi consistentă a organizaţiei. Am înţeles că e nevoie de o dublă înţelegere, internă şi externă.Trebuie:

1. 1.  să cunoaştem cine suntem ca organizaţie,
2. 2.  să ne definitivăm brand-ul
3. 3.  şi să ne asigurăm că e promovat în primul rând printre propriii membri.
4. 4.  să descoperim care este publicul ţintă şi mediile prin care putem ajunge la el, axându-ne pe social media

În urma stabilirii unor obiective de comunicare, mecanismul PR-istic se activează iniţiind comunicarea cu persoanele vizate. Trebuie:

1. 1. stabilite canalele prin care se realizează comunicarea,
2. 2. maniera în care sunt folosite, pentru a asigura o comunicare unitară, eficientă.

După stabilirea unui dialog incipient, pragul următor e acela al creşterii notorietăţii, al transmiterii unui mesaj de durabilitate, de prezenţă constantă. E foarte importantă evaluarea strategiei de comunicare, proces prin care se cunoaşte eficienţa metodelor folosite şi natura schimbărilor care trebuie eventual întreprinse.

Mulţumiţi de experienţa de împărtăşire în urma căreia fiecare a plecat îmbogăţit cu mai multe informaţii despre felul în care decurg lucrurile în celelalte organizaţii, urmează să ne revedem la următoarea întâlnire, care se va construi în jurul relaţiilor cu partenerii, subiect atins şi în această întâlnire, dar care suportă o dezbatere pe larg. Până atunci, să comunicăm cu spor!

Şi pozele: